23.09.2019.
Rujan je, osim povratka u školske klupe, gužva u prometu i povećanog obima poslovnih obaveza, mnogim poduzetnicima donio i dugo iščekivane odluke o dodjeli bespovratnih sredstava iz EU fondova. Bilo da je riječ o „Izgradnji i opremanju“, „IKT-u“, „Inovacijama“ ili nekom drugom pozivu, stvari se napokon pokreću s mrtve točke.
Kada krene provedba projekta, korisnici potpore se iznenada nađu u šumi novih pojmova poput ZNS i NOJN, a ponekad je i nejasno koliko točno vlastitih sredstava u određenom trenutku moraju imati na raspolaganju da bi se projekt uspješno proveo, pa se u strahu od financijskih korekcija javljaju dileme da li nastaviti s provedbom projekta i slično.
Želja mi je bila (pomalo) demistificirati provedbu EU projekta te ću u daljnjem tekstu kratko pojasniti o čemu se tu u stvari radi i što je sve važno znati i učiniti kako bi se EU projekt uspješno proveo.
Kada mogu očekivati prve novce?
To je naravno pitanje koje sve korisnike najviše zanima – s pravom!
Sama provedba projekta funkcionira tako da korisnik sam podmiruje troškove projekta te svaka tri mjeseca podnosi ZNS s popratnom dokumentacijom provedbenom tijelu, koje u roku 30 dana mora provjeriti te odobriti i (ili odbiti ZNS), nakon čega se, također u roku od 30 dana, izvršava plaćanje potpore korisniku.
Unatoč dobivenoj potpori, važno je imati na umu da korisnik ipak mora angažirati znatna vlastita sredstva (vlastiti udio u prihvatljivim troškovima, neprihvatljivi troškovi), radi čega je važno napraviti detaljan plan troškova i izdataka iz projekta po mjesecima i objektivno procijeniti kada se realno može dobiti potpora za prethodno plaćene troškove.
Bonus koji većina poduzetnika koristi je mogućnost plaćanja predujma potpore na početku ili za vrijeme trajanja projekta.
ZNS = zahtjev za nadoknadom sredstava
Riječ je o izvještaju koji se podnosi provedbenom tijelu (HAMAG-BICRO, SAFU, Fond za zaštitu okoliša i energetsku učinkovitost…) svaka tri mjeseca po potpisu Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava i u sklopu tog izvještaja poduzetnik traži povrat potpore za sve nabave/troškove iz projekta koje je imao u prethodna tri mjeseca.
Uz ZNS, korisnik prilaže i račune dobavljača, izdatnice, otpremnice, primopredajne zapisnike, evidencije radnih sati za djelatnike čije se plaće sufinanciraju iz projekta, ugovore o radu, izvode sa žiro-računa projekta. Vrsta dokumenata koja se prilaže ovisi o vrsti troška.
Javna nabava
Troškovi i nabave u sklopu projekta će biti prihvatljivi samo ako su provedeni u skladu s načelima i pravilima utvrđenim u dokumentu Pravila o provedbi postupaka nabava za neobveznike Zakona o javnoj nabavi. To se odnosi i na troškove koji su nastali prije potpisa Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
NOJN = neobveznici javne nabave
Kako poduzetnici nisu obveznici Zakona o javnoj nabavi, sve nabave u sklopu EU projekta provode u skladu s Pravilima o provedbi postupaka nabava za neobveznike Zakona o javnoj nabavi.
U cjelokupnoj provedbi projekta, najvažnija je ispravno provedena javna nabava, što znači da je provedena u skladu s Pravilima (detalje o provedbi javne nabave pročitajte u idućem blogu).
Odstupanja od planiranog
Najčešći izazov s kojim se poduzetnici susreću za vrijeme provedbe projekta su promjene u aktivnostima, troškovima, trajanju projekta ili projektnom timu, do kojih će neminovno doći, posebno ako je prošlo dosta vremena od predaje projektnog prijedloga pa do zaključenja Ugovora o financiranju.
Manje izmjene projekta koje, između ostalog, uključuju preraspodjelu između proračunskih stavki pojedinih aktivnosti projekta manju od 20% ne zahtijevaju izmjenu Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava već se radi o Izmjeni manjeg značaja. Međutim, u slučaju izmjene aktivnosti ili trajanja samog projekta, potrebna je izmjena Ugovora, što prethodno moraju odobriti provedbena tijela.
Važno je napomenuti da se izmjenom Ugovora ne može mijenjati svrha projekta niti povećati visina ili intenzitet dodijeljene potpore!
Financijske korekcije (smanjenje potpore kao oblik kazne)
Nepridržavanje propisanih pravila, poput neostvarenja ili djelomičnog neostvarenja cilja projekta, neostvarenje pokazatelja (broj zaposlenih, prihodi od prodaje i izvoza…), dvostrukog (su)financiranja, raspolaganja imovinom koja je nabavljena iz projekta na način koji nije dozvoljen… može rezultirati povratom potpore i to od 5% pa čak u nekim slučajevima do 100%. Pri tome valja napomenuti da, ako su postojale neke vanjske okolnosti koje korisnik nije mogao predvidjeti i/ili na njih utjecati, predviđena korekcija se može umanjiti ili se uopće ne primijeniti.
Financijske korekcije su predviđene i za nepravilnosti prilikom provođenja javne nabave za robe, usluge i radove financirane iz projekta o čemu više možete pročitati u sljedećem blogu.
Vidljivost i revizija
Svaki korisnik je također obvezan javnost obavijestiti o činjenici da EU sufinancira projekt, a u slučaju da vrijednost prihvatljivih troškova projekt prelazi propisani prag, mora na kraju provedbe projekta angažirati neovisnog ovlaštenog revizora koji će provjeriti troškove projekta.
Po završetku projekta, korisnik provedbenom tijelu jednom godišnje podnosi Izvješće nakon provedbe projekta.
Ugovor
I na kraju, sve prethodno napisano stoji u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava, koji između ostalog definira visinu potpore, trajanje projekta i prihvatljivosti izdataka u sklopu projekta, uvjete za isplatu predujma potpore, izvještavanje prema provedbenom tijelu za vrijeme i nakon provedbe projekta, obvezu revizije na kraju provedbe projekta.
Osim samog Ugovora, za korisnike su obvezujući i prilozi Ugovoru: Opći uvjeti, Prijavni obrazac i Investicijska studija, Pravila o provedbi postupaka nabava za neobveznike Zakona o javnoj nabavi, Pravila o financijskim korekcijama, Upute za prijavitelje za Poziv na dostavu projektnih prijedloga….
Preporučujemo da pročitate sve, koliko god naporno vam se činilo 😊
Marija Sitar, Calluro d.o.o.